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定番のオフィスソフト Microsoft Excel(エクセル)を正しく学びましょう。今回は、データの表示形式についてご説明します。

データの表示形式を自由に設定する

Microsoft Excel(エクセル)の表示形式とは、データを入力し直すことなく、データの見た目を自在に変化させるための機能です。たとえば、数値に桁区切り記号であるカンマ(,)を付けたり、円記号(¥)を付けたりすることができます。

このような表示形式による変化は、見かけの変化だけであり、データの実体にまでは及びません。そのため、状況に合わせていつでも解除したり変更したりして、別の見た目に変えることができます。

数値に桁区切りスタイルを適用する

桁区切りスタイルとは、3桁ごろにカンマ「,」が付く数値スタイルのことです。桁数の多い数値が3桁ごとに区切ってあると、数値を容易に判断することができます。設定するには、「ホーム」タブの「桁区切りスタイル」ボタンを使用します。

通貨表示形式(¥マーク)やパーセントスタイルを設定するには

数値の先頭に「¥」マークをつけるには、「ホーム」タブの「通貨表示形式」ボタンをクリックします(▼からは選ばず、ボタンそのものをクリックします)。また、パーセント(%)表記にするには「パーセントスタイル」ボタンをクリックします。

日付スタイルを適用する

日付データは、「年」「月」「日」、さらには「時」「分」「秒」まで、さまざまな要素が含まれています。さらに、西暦・和暦という大きな区分の下に、西暦は4桁(2019)と2桁(19)の表記法がありますし、和暦は”令和”か”R”かという表記法があります。また日付も、”4月1日”や”4/1”などいくつかの表記法があります。

表示形式を利用することで、好きな表記法が選べ、またいつでも変更することができます。その都度入力しなおす手間がかからないため便利です。

表示形式を解除するには

表示形式を解除したい場合は、「ホーム」タブの「数値」グループの「表示形式」ボックスから「標準」をクリックします。

独自の表示形式を設定する

「100円」とか「3個」といった文字列では計算ができません

文書作成を、Word(ワード)ではなく、Excel(エクセル)でしてしまわれる方にありがちなミスの一つとして、数量や金額に「3個」とか「2,000円」など、数字以外の”個”や”円”などの”文字”を入力してしまい、あとから計算するとエラーになってしまうものがあります。

ワープロではなく、計算や分析を主目的としているExcelは、Wordのような『見た目の仕上がりの良さ』を整える必要性は高くありません。ですから、単位などは気にせず、数値だけを入力しておいた方がいいのです。

ところが、それを印刷してお客様などにお渡しする場合などは、やはり、読みさすさ、分かりやすさが必要となってきます。そこで、データの見た目を自由自在に変更できる機能があるわけです。

桁区切りや日付などの、使用頻度の高いものはそれぞれ設定ボタンが用意されていますが、独自のルールにもとづき、より自在な修正をかけたい場合などは、「ユーザー定義」で設定することになります。

代表的な「表示形式 ユーザー定義」の例

保存値 表示形式   表示値
15 0”個” 15個
0 0”個” 0個
15 #”個” 15個
0 #”個”
1500 #,##0”円” 1,500円
300 #,##0”円” 300円

例:「20」という数値データに「0”個”」と設定して「20個」と表示させる場合

  1. 当該セルを選び、「ホーム」タブの「数値」グループなどから「セルの書式設定」ダイアログボックスを立ち上げ、「表示形式」タブの「分類」から「ユーザー定義」をクリックします。

  2. 種類(初期値は「G/標準」)ボックス内の文字を削除し、「0”個”」と入力します(※ 0や”は半角)。
  3. 「OK」をクリックします。

例:「1000」という数値データに「#,##0”円”」と設定して「1,000円」と表示させる場合

  1. 当該セルを選び、「ホーム」タブの「数値」グループなどから「セルの書式設定」ダイアログボックスを立ち上げ、「表示形式」タブの「分類」から「ユーザー定義」をクリックします。
  2. 種類(初期値は「G/標準」)ボックス内の文字を削除し、「#,##0”円”」と入力します(※ 0や”は半角)。
  3. 「OK」をクリックします。

文字列に文字列を組み合わせる表示形式を設定するには

文字列の保存値に任意の文字列を組み合わせるには、「#」や「0」の代わりに”@”を使用します。

保存値 表示形式   表示値
佐藤 @” 様” 佐藤 様
総務部 @” 御中” 総務部 御中

0で始まる数値を表示する場合

Excelでは0から始まる整数を入力すると、セルの入力を確定した時点で はじめの0が消えてしまいます。

しかし、コード番号の桁合わせのためなど、0から始まる数値を入力したいときもあります。その場合は、0を省いた数値を入力して、表示形式の機能で0を付与する設定を行います。

000や0000の表示形式を設定する際の注意点

”000”や”0000”など、0を3桁以上続けた表示形式を設定すると、分類が「ユーザー定義」から「その他」に代わり、ロケール(国や地域の設定)が日本語以外(他国語)に変更される現象が確認されています。この現象を回避したい場合は、ユーザー定義の表示形式の入力時に「000””」のように末尾(または先頭)にダブルクォーテーションを2つ続けて入力してください。

日付の表記スタイルを表示形式で指定する

日付のデータもさまざまなパターンの表示値に変更できます。たとえば、年月日の桁数や区切り記号を変更したり、日付に該当する曜日を表示したいも可能です。

例:日付の表示形式に「yyyy.mm.dd(aaa)」と設定して「2019/06/01」と表示させる場合

  1. 「セルの書式設定」ダイアログボックスの「表示形式」タブの分類の「ユーザー定義」を選択します。
  2. 種類に「yyyy.mm.dd(aaa)」と入力します。
  3. OKをクリックします。

シリアル値とは?

日付の保存値には、シリアル値と呼ばれる数値が利用されています。これは日付を管理するための通し番号のようなもので、1900年1月1日を基点として、そこから1日単位で連続した数値が割り当てられています。

シリアル値は、表示形式を「日付」から「標準」に戻してみると確認できます。逆に、日付を入力したつもりなのに、変な数値が現れてしまった場合は、表示形式を「日付」し設定しましょう。

日付の設定に使用する記号 ※覚えておくと便利!

保存値 表示形式   表示値
2019/06/01 yyyy.mm.dd(aaa) 2019.06.01(土)
2019/06/01 yy 16
2019/06/01 yyyy 2016
2019/06/01 m 6
2019/06/01 mm 06
2019/06/01 d 1
2019/06/01 dd 01
2019/06/01 ddd Sat
2019/06/01 dddd Saturday
2019/06/01 aaa
2019/06/01 aaaa 土曜日
2019/06/01 ge R1
2019/06/01 gge 令1
2019/06/01 ggge 令和1

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